Inbox zero

inbox zero

Con “inbox zero” si intende una gestione molto rigorosa (e quasi mitologica) della posta elettronica volta a mantenere l’inbox vuoto o quasi vuoto. L’ideatore di questo approccio, Merlin Mann, con “zero non intende tanto il numero di mail presenti nell’inbox quanto piuttosto il tempo che passi dentro alla tua casella di posta”. Cioè il tempo in cui il tuo cervello è impegnato a gestire le email.

Arrivare quindi ad avere un inbox senza email non è solo un esercizio di ordine estremo, ma diventa un modo per avere più tempo, liberare la mente e trasformare la posta elettronica in uno strumento di produttività.

Liberare l’inbox non è dunque un puro esercizio estetico che serve per mettere in ordine le email per poterle ritrovare più facilmente, perché con la funzione “cerca” si può trovare tutto e anche velocemente. L’obiettivo di svuotare l’inbox ha a che fare più con un’organizzazione mentale e con l’organizzazione del flusso di lavoro. E questo è il motivo per cui mi sono avvicinata a questo sistema e lo sto testando da qualche mese.

Tenere tutte le mail (lette) nell’inbox è come aprire la cassetta delle lettere, prendere le bollette, le lettere, le pubblicità, aprirle e rimetterle nella cassetta delle lettere. Il giorno dopo avremmo le nuove buste recapitate e sotto le lettere aperte. E così via fino a riempire completamente la nostra buca delle lettere.
Tenere le mail nell’inbox vuol dire soprattutto non aver preso alcuna decisione su quella cosa. Quello che si fa è: “intanto la lascio qui, poi vediamo”. Questa frase è pericolosa perché vuol dire rimandare una decisione, vuol dire tenere a mente qualcosa, vuol dire aprire dei cerchi nel nostro cervello che tolgono spazio ed energia alle cose da fare.
Il cambiamento che Merlin Mann impone invece è quello di prendere una decisione per ogni mail che arriva. E se ci pensi bene non sono tante le azioni che si possono/devono fare:

  • Leggere
  • Cancellare
  • Archiviare
  • Rispondere
  • Delegate/In attesa/cc
  • Fare

Leggere

Uno dei problemi si pone quando ti arriva una mail e stai facendo altro, quindi la apri velocemente ma decidi di non fare niente perché stai facendo dell’altro e quindi, giustamente, parcheggi la mail in inbox.
Per ovviare a questo problema la prima cosa da fare è: tenere chiusa la posta elettronica e dedicare solo certi momenti della giornata a gestire la mail.
Così facendo sarai tu a decidere quanto tempo dedicare e quando alla gestione della posta elettronica e potrai così implementare il sistema suggerito da Mann.
Decidere di dedicare uno slot della tua giornata lavorativa alla gestione delle mail non vuol dire leggere tutto e fare tutto. Vuol dire prendere una decisione per ogni mail e smistare le mail nelle varie cartelle di archiviazione o di gestione. Per esempio, ti saranno arrivate alcune newsletter che vuoi leggere, ma non puoi/vuoi farlo in quel momento: sposta queste mail in una cartella “@da leggere”. In questo modo te le togli dalla vista e quando dedicherai il tempo alla lettura saprai subito dove muoverti.

Cancellare e archiviare

Cancellare e archiviare sono operazioni semplici da fare subito per tutte quelle mail per cui non è richiesta alcuna risposta e alcuna azione. Non esiste un sistema “giusto” di archiviare le mail, ma quello che funziona per te. Si possono archiviare le mail per progetto, per cliente, per team. Con Gmail si possono poi taggare le mail con più etichette e questo ti permette di ritrovare la mail in più sottocartelle perché le etichette funzionano esattamente come un sistema di archiviazione, ma tridimensionale!

Rispondere

Se ci metti meno di 2 minuti rispondi subito, come suggerisce anche David Allen nel suo GTD. Il trabocchetto in questo caso è non saper stimare bene il tempo e quindi il rischio è che i 2 minuti diventino 10, moltiplicato per ogni mail diventa un tempo che forse è meglio pianificare. Per gestire tutte le mail che richiedono più tempo per una risposta crea la cartella “@richiede una risposta” e pianifica un momento della tua giornata in cui ti dedichi a questa attività.

Delegate, in attesa, CC

Ci sono mail per le quali non è richiesta alcuna tua azione ma che contengono informazioni da tenere sotto controllo. Sono tutte quelle mail che contengono le attività delegate, le richieste di ulteriori informazioni, le informazioni su progetti che segui indirettamente e per le quali sei tra i destinatari in Cc. Tutte queste mail che non richiedono la tua attenzione quotidiana possono essere spostate in una o più cartelle tipo “@in attesa” e “@Delegate”. Ricordati di verificare almeno una volta alla settimana il contenuto di questa cartella e sollecitare eventualmente chi deve fornirti le informazioni o un feedback sulle sue attività.

Fare

Infine, le mail più difficili da gestire. Le mail che richiedono attività e azioni da fare. In questo caso per togliere le email dall’inbox crea le cartella “@da fare”.
Per gestire le email nella cartella “@da fare” non basta pianificare un momento della giornata per leggerle perché probabilmente si tratta di azioni più complesse o parti di progetto che non si esauriscono con la lettura della mail. Queste mail diventano delle vere e proprie attività da integrare nella gestione dei progetti o da inserire in calendario.
La tentazione è di lasciare queste mail in inbox perché effettivamente sono mail che richiedono tempo, pianificazione, attenzione e se sei stato bravo con le altre azioni (hai cioè cancellato, archiviato, spostato tutte le altre mail) potresti anche tenerle nell’inbox (io faccio così per alcune email). In questo modo l’inbox contiene solo le mail per cui è richiesta una tua azione. Questo ti obbliga comunque “a passare il tempo lì dentro”, che è proprio quello che il metodo ti vuole aiutare a non fare. Quindi per avvicinarsi all’Inbox Zero dovresti smistare anche questo tipo di mail.

Abituarsi a prendere una decisione per ogni mail arrivata (fosse anche decidere di eliminarla o spostarla in una cartella di gestione) ti allena a smistare informazioni e attività per liberare la mente e a integrare la posta elettronica nel tuo sistema di gestione e pianificazione del tuo lavoro.

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