Team Building: perché è essenziale per le aziende | Quindo

Team Building: perché è essenziale per le aziende

La distanza crea distanza in tutte le relazioni e sottovalutare questo aspetto anche nella sfera lavorativa è un errore dalle conseguenze poi difficilmente risolvibili in termini di produttività e senso di appartenenza. Come puoi evitare tutto questo? Prova ad organizzare delle corporate group activities: fai prendere ai tuoi collaboratori uno o più giorni di pausa e invitali ad un incontro di gruppo: pensa a qualcosa che li possa portare a vivere le ore fuori dalla routine quotidiana fatta di call, feedback, e “rispondi a tutti”, può essere semplicemente una cena o magari un week end fatto di momenti produttivi ma alleggeriti dallo stare insieme con una modalità fuori dagli schemi.

È un momento che ogni azienda dovrebbe prevedere una o più volte l’anno ma è soprattutto nelle realtà che prevedono la modalità da remoto che si rende indispensabile organizzare dei momenti di incontro “fisici” dove si toglie lo schermo e ci si stringe la mano, dove finalmente le famose “sensazioni a pelle” possono far capolino dando delle conferme o, per dirla alla Borghese, ribaltano il giudizio!

I dipendenti che lavorano in città o paesi diversi possono sentirsi disconnessi dal gruppo e incontrarsi aiuta a superare le distanze. Un team meeting in presenza aiuta a colmare questa distanza fisica e psicologica, offrendo l’opportunità di rafforzare il sentirsi parte di un progetto comune e allentare la morsa del lavoro solitario.

Quindi imprenditori e colleghi vicini e lontani arrendetevi alla socialità e gioiamo per la convocazione al, a volte temuto, meeting annuale! Non ci sono controindicazioni ma solo benefici perché l’evento del team meeting è indispensabile per:

  • Rafforzare la coesione del team

Costruire relazioni personali e abbattere le barriere digitali: lavorare in smart working spesso riduce le interazioni informali tra colleghi, che sono invece essenziali per costruire un legame di fiducia. Incontrarsi di persona permette ai dipendenti di conoscersi meglio e instaurare relazioni più autentiche e collaborative. Un incontro faccia a faccia aiuta a interpretare meglio gesti, toni e atteggiamenti, creando una connessione più profonda.

  • Migliorare la comunicazione e l’allineamento

Chiarezza negli obiettivi, condivisione di idee e brainstorming: incontrarsi di persona permette un confronto più diretto, utile per chiarire gli obiettivi aziendali, le aspettative e i ruoli. I meeting virtuali possono talvolta limitare questo livello di approfondimento.

  • Promuovere la collaborazione

Rafforzare i legami tra dipartimenti e risoluzione più rapida dei conflitti: in una struttura smart working, in questo caso parliamo di realtà di medie dimensioni, i team o dipartimenti tendono a lavorare in modo isolato; un team meeting in presenza consente di migliorare la comunicazione interfunzionale, risolvendo problemi e creando sinergie tra i vari ruoli (es. marketing, design, sviluppo).

  • Aumentare il senso di appartenenza e motivazione

Cultura aziendale e motivazione del team: gli incontri di persona sono fondamentali per trasmettere e rafforzare la cultura aziendale, che può risultare più astratta e difficile da percepire nel lavoro remoto. La condivisione di esperienze e momenti non lavorativi può rafforzare il senso di appartenenza. Il confronto diretto con colleghi e superiori, così come il riconoscimento dei risultati raggiunti durante il meeting, aumenta la motivazione e l’engagement del personale, che spesso può sentirsi isolato lavorando da casa.

  • Facilitare il cambiamento e l’innovazione

Innovazione collaborativa e gestione del cambiamento: gli incontri in presenza offrono uno spazio più aperto e dinamico per la condivisione di idee innovative. Le discussioni face-to-face spesso stimolano la creatività più di quanto accada nelle call virtuali, in cui le interazioni sono più strutturate e limitate. Se l’agenzia sta affrontando cambiamenti importanti (nuove strategie, riorganizzazioni, acquisizioni di nuovi clienti), un meeting fisico può rendere più agevole la transizione, consentendo una comunicazione più chiara e un maggiore coinvolgimento emotivo dei dipendenti.

  • Feedback e valutazione delle performance

Feedback più efficace: gli incontri permettono un feedback più immediato e costruttivo, sia tra colleghi che tra manager e team. La comunicazione non verbale e il contatto diretto aiutano a far passare meglio il messaggio e riducono il rischio di incomprensioni. Gli incontri in presenza spesso concludono periodi di lavoro importanti o inaugurano nuove fasi strategiche, questo rafforza il messaggio aziendale e dà al team un senso di chiusura o una spinta verso nuovi obiettivi.

In sintesi, organizzare un team meeting in presenza è un’opportunità preziosa per migliorare la collaborazione, la comunicazione e il senso di appartenenza, contribuendo così a un ambiente di lavoro più coeso, produttivo e innovativo. Nonostante la comodità dello smart working, il contatto umano e il confronto diretto sono fondamentali per mantenere un team connesso e allineato verso gli obiettivi comuni.

 

La parte operativa: come organizzare l’evento?

Organizzare una trasferta per un team meeting soprattutto se coinvolge dipendenti provenienti da città diverse richiede una pianificazione dettagliata e un coordinamento efficiente.

L’organizzazione di un team meeting richiede un approccio strutturato per massimizzare la produttività e allineare tutti i dipendenti agli obiettivi dell’azienda.

Qualche consiglio:

  • Definisci l’obiettivo del Meeting
    • Focus Finanziario e di Performance: è importante condividere l’andamento finanziario, le performance e le aree in cui il team deve concentrarsi per migliorare al fine di essere tutti allineati al percorso aziendale.
    • KPI e Budget: aggiorna il team sui KPI chiave e sullo stato attuale del budget per i progetti in corso, è l’occasione per capire se sono necessarie azioni correttive o se tutto sta filando liscio.
    • Allineamento strategico: assicurati che il team comprenda le priorità strategiche dell’azienda, in particolare in relazione alla crescita, alla redditività e alla formazione per rimanere sempre “sul pezzo”. 
  • Invia l’invito a partecipare con un adeguato anticipo

Invia un’email con le informazioni di viaggio e l’agenda del meeting il tempo che reputi necessario per far organizzare la trasferta ai partecipanti, se l’incontro prevede una trasferta di uno o più giorni è giusto che ognuno abbia il tempo di organizzarsi. Nella comunicazione sottolinea quanto sia necessaria l’adesione di tutto il team per la buona riuscita dell’incontro, invita i partecipanti a prepararsi e a partecipare attivamente.

  • Prepara dati e presentazione

Organizza una presentazione che mostri i dati chiave che reputi interessante condividere. Puoi organizzare una presentazione che pone il focus su previsioni, risultati, punti di soddisfazione e punti di criticità, non tralasciare niente di quello che ritieni sia utile mostrare e analizzare insieme. E ricordati di presentare i dati in modo semplice e facilmente interpretabile: i grafici sono i nostri migliori amici. Includi nel report un confronto con il budget pianificato e discuti eventuali differenze significative.

  • Stabilisci uno spazio per il confronto

Dedica tutto il tempo necessario alla fine del meeting per discutere proposte, problemi o domande che il team potrebbe avere. È un momento prezioso durante il quale possono venire fuori idee, soluzioni o anche “mal di pancia”.

  • Follow-up post meeting

Invia un riepilogo del meeting (minutes) con i punti discussi e le azioni da compiere per ogni team o dipendente, con scadenze precise. Il prossimo team meeting ripartirà da quel riepilogo!

  • E ora parliamo di noi senza parlare di noi!

Una volta smarcato il momento di analisi e confronto sui temi aziendali l’ideale sarebbe quello di coinvolgere il team in esperienze coinvolgenti che possano promuovere la collaborazione, il team building e la creatività all’interno del gruppo. Le tipologie di esperienze possono essere le più disparate, avventurose o di concentrazione, all’aperto o davanti ad un buon bicchiere di vino ma hanno un filo rosso che le lega: lo stare insieme per raggiungere un obiettivo comune. Alcuni esempi:

Workshop creativi o di Problem Solving

  • Design thinking session: un laboratorio in cui i team lavorano insieme per trovare soluzioni innovative a un problema aziendale o a una sfida specifica del mercato.
  • Brainstorming strutturato: utilizzare tecniche come il brainwriting in cui i partecipanti scrivono le idee su carta o le mappe mentali per stimolare la creatività.
  • Hackathon interno: un evento di uno o più giorni in cui i team competono per sviluppare nuove idee, prodotti o soluzioni per un progetto aziendale.
  • Sprint di innovazione: può essere un’attività in cui i team sviluppano prototipi di nuove campagne di marketing o soluzioni digitali, culminando in presentazioni al gruppo dirigente.
  • Simulazione aziendale: utilizzare simulazioni aziendali in cui i team gestiscono virtualmente un’azienda o un progetto complesso, gareggiando tra loro.
  • Giochi di ruolo: attività di giochi di ruolo per simulare scenari aziendali reali, come la gestione di crisi o negoziazioni con clienti difficili, per migliorare le competenze comunicative e collaborative.
  • Presentazioni “Pecha Kucha”: ogni membro del team ha 5-7 minuti per presentare una propria idea, progetto o storia utilizzando solo 20 slide (20 secondi ciascuna). È dinamico e rapido e favorisce la condivisione

Attività di team building outdoor

  • Caccia al tesoro aziendale: organizza una caccia al tesoro tematica che richieda il lavoro di squadra per risolvere indizi e completare sfide legate all’azienda.
  • Escape Room: un’esperienza di escape room stimola la risoluzione dei problemi in modo collaborativo e rafforza il team building attraverso il gioco.
  • Percorsi di sfida all’aperto: attività come il percorso di corda o arrampicata, gare di orientamento, corsi di sopravvivenza o sport di squadra sono ideali per creare coesione e fiducia.
  • Off-site strategico: organizzare un meeting strategico fuori dall’ufficio in una location suggestiva, combinando lavoro a esperienze di gruppo, come trekking, cene all’aperto o attività culturali.
  • Cooking class o gara di cucina: i team lavorano insieme per preparare un piatto o una cena completa. Le cooking class favoriscono la collaborazione e creano un ambiente rilassato.

 

Attività di benessere e mindfulness

  • Yoga o Meditazione di gruppo: dedica un momento della giornata per una sessione di mindfulness o yoga, per aiutare i dipendenti a ricaricare le energie e migliorare la concentrazione.
  • Percorsi di natura e mindfulness: se la location lo permette, una passeggiata in natura abbinata a sessioni di meditazione guidata aiuta il team a riflettere e a trovare nuove idee.
  • Incontro con esperti: crea l’opportunità di far incontrare al tuo team un esperto di tecnologia, di gestione del brand, un life coaching, un personaggio che sia di ispirazione e motivazione per il tuo team. Organizza sessioni con esperti che discutono di nuove tecnologie applicabili al marketing digitale, AI, realtà aumentata, automazione o anche di temi non aziendali ma ai quali riconoscere la potenzialità di arricchire il tuo team grazie all’esperienza di avere l’opportunità di avere a pochi passi un insolito incontro.

Ormai vi sarà chiaro che organizzare un team meeting in presenza è un’opportunità preziosa per migliorare la collaborazione, la comunicazione e il senso di appartenenza, contribuendo così a un ambiente di lavoro più coeso, produttivo e innovativo. Nonostante la comodità dello smart working, il contatto umano e il confronto diretto sono fondamentali per mantenere un team connesso e allineato verso gli obiettivi comuni.

Mi piacerebbe parlare di come organizziamo e cosa facciamo durante i team meeting di Quindo ma aderiamo alle regole del Fight club, che peccato!!!

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