Di cosa parliamo
Dal 1° aprile 2024 le regole per lo smart working in Italia hanno subito importanti cambiamenti con la fine delle semplificazioni introdotte durante l’emergenza sanitaria dovuta alla pandemia e si tornerà ad operare per tutti i lavoratori dipendenti, sia del settore pubblico che privato, con la normativa di cui alla legge 81 del 2017 che disciplina in maniera più stringente, diritti e doveri la materia dello smart working.
Le nuove regole richiedono un maggiore impegno da parte dei datori di lavoro per formalizzare gli accordi e gestire le comunicazioni, ma offrono anche un quadro chiaro e regolamentato che può facilitare l’adozione del lavoro agile in modo sostenibile e sicuro.
“Lavorare da casa” non sarà più un vero e proprio diritto del lavoratore ma una modalità di esecuzione della prestazione di cui il dipendente potrà usufruire compatibilmente con le esigenze aziendali e, dunque, di comune accordo con il datore di lavoro.
Fine delle Semplificazioni Emergenziali
Durante la pandemia, il governo italiano ha introdotto semplificazioni per agevolare l’accesso al lavoro agile, specialmente per alcune categorie di lavoratori come i genitori con figli minori di 14 anni e i lavoratori fragili. Queste semplificazioni permettevano di adottare lo smart working senza necessità di accordi individuali formali: era infatti sufficiente l’invio di una e-mail ma dal 1° aprile queste agevolazioni non sono più valide e tutti i lavoratori devono rispettare le regole ordinarie per poter lavorare da remoto.
Necessità della sottoscrizione di un accordo individuale
Per continuare a lavorare in modalità agile, sarà obbligatorio stipulare un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente, come previsto dall’articolo 19 della Legge n. 81/2017. Questo accordo deve dettagliare vari aspetti, tra cui la durata, le modalità di alternanza tra lavoro in ufficio e da remoto, i luoghi esclusi per il lavoro agile, il diritto alla disconnessione, e le modalità di controllo della prestazione lavorativa.
Nello specifico l’accordo dovrà riportare:
- Durata dell’accordo (a tempo indeterminato o determinato);
- Se prevista, alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
- Indicazione dei luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
- Aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta in smart working anche con riguardo alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari, sempre ovviamente nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
- Elenco degli strumenti di lavoro utilizzati, i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
- Descrizione delle forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa in smart working, nel rispetto di quanto previsto dalla legge 20 maggio 1970, n. 300 e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
- Attività formativa necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
- Forme e modalità di esercizio dei diritti sindacali;
- Organizzazione della giornata lavorativa;
- Diritto alla disconnessione: modalità e tempi di riposo.
Comunicazioni obbligatorie:
Per quanto riguarda le modalità del ricorso allo smart working per ciascun lavoratore, resta confermato che le comunicazioni devono essere inviate mediante l’ordinaria procedura con l’applicativo sul portale Servizi Lavoro, accessibile tramite autenticazione SPID e CIE, entro i 5 giorni successivi dall’inizio della prestazione, o dall’ultimo giorno comunicato per le comunicazioni di proroga, indicando i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile.
In caso di mancato rispetto delle scadenze, sono previste sanzioni pecuniarie per il datore di lavoro vanno da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore.
Chi può continuare a lavorare in smart working?
Per i lavoratori pubblici valgono le regole già fissate dal 1° gennaio 2024 ovvero lo smart working è accessibile “a richiesta” e “certificabili” in caso di problemi personali: la Direttiva consente ai lavoratori con gravi situazioni di salute, personali e familiari, di svolgere la prestazione lavorativa in modalità agile, derogando al criterio della prevalenza della presenza. L’ultima parola però spetta al dirigente responsabile, che sarà incaricato di individuare misure organizzative necessarie attraverso accordi individuali.
Per i lavoratori del settore privato come abbiamo visto, dal 1° aprile 2024, non è più possibile accedere allo Smart Working in modalità semplificata in quanto non è stata prorogato quanto previsto dal Decreto Anticipi convertito in Legge. Ciò non significa che non possono più lavorare in smart working ma soltanto che per farlo devono essere sottoscritti degli accordi individuali – tra lavoratore e datore di lavoro – che dettagliano tutte le modalità di lavoro agile e la sua organizzazione.
2024: un Nuovo Capitolo per lo Smart Working
Questi cambiamenti rappresentano un ritorno alla normalità post-emergenza sanitaria, ma anche un’opportunità per consolidare lo smart working come una componente strutturale del mondo del lavoro. Le aziende possono sfruttare questo modello per incrementare la competitività e migliorare la conciliazione tra vita lavorativa e privata, favorendo un equilibrio tra esigenze aziendali e lavorative.
E nel caso di remote working?
Smart working e remote working sono termini spesso utilizzati in modo intercambiabile, ma in realtà rappresentano concetti distinti con sfumature specifiche.
Lo smart working si basa su un accordo tra lavoratore e azienda all’interno del rapporto di lavoro subordinato, mentre il remote working è definito all’interno del contratto stesso di assunzione (o con successiva modifica dello stesso) quindi i rapporti instaurati in modalità remote working non sono coinvolti da queste novità in quanto sono regolati da una natura contrattuale diversa.