Migliorare la produttività con l’ufficio in remoto: come lavora Quindo

Tra il 2019 e il 2020 siamo passati da 570mila smart worker in Italia a più di 5 milioni. Il processo di modernizzazione del paradigma di lavoro però è attivo da decenni ed è un passo fondamentale per adeguare le aziende a mercati sempre più competitivi, connessi ed esigenti. Quindo nasce nel 2014 come agenzia SEO con un’unica grande certezza: non avremo mai degli uffici! Quindo ha la filosofia dello smart working nel proprio DNA più di qualsiasi altra agenzia digitale ed è per questo che quando è arrivata la necessità per l’intero mondo di adeguarsi ad un nuovo modello lavorativo, noi eravamo pronte. Quindo non ha dovuto modificare nessun processo: quello che la maggior parte delle aziende è stato un cambiamento sconvolgente era la nostra quotidianità.

La vita lavorativa senza ufficio

Partiamo dalle regole base su come affrontare la giornata lavorativa fuori dall’ufficio. Si tratta di regole semplici ma necessarie per imbastire una personale disciplina del lavoro agile.

  1. Stabilire una routine.
  2. Creare uno spazio di lavoro dedicato.
  3. Eliminare le distrazioni.
  4. Impostare obiettivi chiari.
  5. Valutare regolarmente la propria produttività.

A seguire alcuni consigli forse legati più alla sfera emotiva, altrettanto importanti per una vita lavorativa soddisfacente e un buon clima di team.

  1. Comunicare in modo efficace.
  2. Fare pause regolari.
  3. Evitare l’isolamento sociale.
  4. Impostare confini tra lavoro e vita personale.
  5. Mantenere uno stile di vita sano.

migliorare la produttività con l'ufficio in remoto

Aumentare la produttività in smart working: gli strumenti Quindo

Quindo non ha mai avuto una sede con uffici, sala riunioni o ufficio del capo ma vi assicuro che abbiamo avuto la capacità di ricreare la stessa organizzazione. Pur rimanendo ognuna a casa propria, con beneficio della qualità della nostra vita privata, evitiamo deficit in termini di obiettivi raggiunti. Ecco come

Slack, la nostra macchinetta del caffè

È un modo efficace per mantenere una comunicazione costante e organizzata all’interno dell’agenzia. Slack organizza le conversazioni in canali tematici, che possono essere pubblici o privati, in base ai progetti, ai team, agli argomenti. Questa struttura aiuta a mantenere le conversazioni organizzate e facilmente accessibili per tutte. Anche la piattaforma di messaggistica istantanea di Slack è utilizzata moltissimo dal Quindo team: ci consente di inviare messaggi di testo, condividere file, collegamenti e emoji. Come se stessimo chiacchierando alla macchinetta del caffè. Slack si integra con una vasta gamma di applicazioni di terze parti, quindi ci aiuta ad automatizzare flussi di lavoro, ricevere notifiche e accedere a informazioni rilevanti in un unico posto. E poi ritrovarle facilmente: Slack offre una funzionalità di ricerca avanzata che consente di cercare conversazioni passate, file condivisi e informazioni specifiche all’interno del canale di lavoro.

La nostra sala riunioni: vediamoci su Google Meet

Google Meet è l’applicazione di videoconferenza sviluppata da Google per effettuare videochiamate di alta qualità. Gli utenti possono partecipare alle riunioni tramite un link condiviso o un invito via e-mail. Non è richiesta l’installazione di software aggiuntivo: Meet può essere utilizzato direttamente tramite il browser web o attraverso l’app mobile dedicata. Durante le riunioni, è possibile condividere lo schermo del proprio computer o dispositivo mobile con gli altri partecipanti: per questo è la nostra sala riunioni ideale. Possiamo registrare le riunioni quando manca qualcuna, oppure modificare l’orario o inviare un messaggio ai partecipanti in pochi click. Google Meet è integrato con altri strumenti di collaborazione di Google, come Google Calendar e Google Drive, che usiamo moltissimo.

Il nostro magazzino: stiviamo tutto su Google Drive

Google Drive ci permette di archiviare in un unico luogo tutti i documenti di cui abbiamo bisogno, il che è particolarmente utile per il lavoro di squadra e la condivisione di documenti. Creiamo cartelle suddivise per anni, clienti e attività specifiche e le condividiamo con tutto il team in modo che i processi siano fluidi e collaborativi. Possiamo usare Documenti, Fogli e Presentazioni che consentono di creare, modificare e collaborare su documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni online. Una funzionalità che troviamo molto utile, quando si lavora su progetti collaborativi o si desidera mantenere un registro delle modifiche effettuate sui file, è il versionamento. Tiene traccia delle versioni precedenti dei file consentendo agli utenti di ripristinare versioni precedenti o di visualizzare la cronologia delle modifiche apportate.

Il nostro notaio: AdobeSign

Adobe Sign è una soluzione di firma elettronica offerta da Adobe che ci consente di firmare, inviare e gestire documenti in modo sicuro e legale, eliminando la necessità di stampare, firmare manualmente e inviare documenti cartacei. Utilizza metodi di autenticazione avanzati e crittografia per garantire l’integrità delle firme e la protezione dei dati. Possiamo inviare i documenti ai destinatari tramite Adobe Sign utilizzando l’e-mail o l’invio diretto dal software. I destinatari riceveranno una notifica e potranno firmare i documenti digitalmente utilizzando una varietà di metodi, come la firma digitale, la firma manoscritta o l’autenticazione basata su identità. Si può accedere ai documenti archiviati in qualsiasi momento e tracciare lo stato delle firme per monitorare i progressi.

Aumentare la produttività con flussi definiti: Monday

L’applicazione è progettata per semplificare la pianificazione, la comunicazione e la collaborazione all’interno di un team o di un’agenzia. Insomma, per aumentare la produttività in smart working. Le schede su Monday.com sono altamente personalizzabili: aggiungiamo informazioni dettagliate, descrizioni, scadenze, responsabili, allegati e commenti per tenerci tutte aggiornate sulle scadenze e i processi. La collaborazione è un aspetto fondamentale di Monday.com. Possiamo assegnare attività ai membri del team, impostare notifiche per le scadenze, commentare e comunicare direttamente all’interno delle schede. Questo favorisce la trasparenza, la condivisione delle informazioni e la sincronizzazione delle attività di lavoro. La pianificazione temporale è utilissima per visualizzare i progetti in calendario, e l’integrazione con altre applicazioni e strumenti di terze parti ci permette di sincronizzare i dati con altre piattaforme e di automatizzare flussi di lavoro.

La nostra cassaforte: Fattura24

Fattura24 aiuta le piccole e medie imprese nella creazione, emissione e gestione delle fatture in modo semplice ed efficiente ma soprattutto intuitivo. Possiamo creare facilmente fatture personalizzate con tutti i dettagli richiesti, le informazioni del cliente, la descrizione dei prodotti o servizi, i prezzi. È possibile scegliere tra vari modelli di fattura e personalizzarli con il nostro logo e i colori aziendali. Una volta confezionata, la fattura viene inviata al sistema di interscambio in assoluta conformità alle normative fiscali e legali. Oltre alla gestione di scadenze e pagamenti, il gestionale Fattura24 fornisce anche strumenti di reportistica finanziaria che ci hanno spinte a sceglierlo. Aiutano a monitorare le entrate, le scadenze e altre metriche finanziarie. Possiamo anche generare report e grafici che ci consentono di analizzare la situazione finanziaria e prendere decisioni consapevoli.

Aumentare la produttività in smart working: occhio all’armadio

Ultimo consiglio sull’outfit: non abbassate mai la guardia, non cedete per nulla al mondo alla lusinga del pigiama durante l’orario di lavoro. Se qualcuno sbandiera lo slogan del “pensati libera” in questo caso adottate il “pensati in ufficio”. Indossate quello che indossereste in occasione di una riunione di lavoro in presenza e rilassatevi perché nessuno potrebbe accorgersi che sotto a quella scrivania si nasconde un bellissimo paio di ciabatte! In fondo non è poi così complicato replicare l’ufficio da casa nostra. Bastano poche ma ferree regole, tanta autodisciplina e gli strumenti giusti per essere un perfetto smart worker.

 

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