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La fatturazione elettronica in 4 (semplici) passi

La legge finanziaria che coinvolge gli stati membri dell’ Unione Europea fissa al 1° Gennaio 2019 la scadenza in cui diventerà obbligatoria la fatturazione elettronica. Tale sistema di fatturazione già in vigore nei rapporti con la pubblica amministrazione estende l’obbligatorietà per tutte le fatture emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia.

Non sarà più possibile gestire le fatture come fatto finora: carta, toner, busta e francobollo e perfino il buon postino, non verranno più coinvolti nel processo di fatturazione. È ufficiale: dobbiamo dare l’addio a quei momenti dove stavamo ore ad osservare la fattura del dentista o la ricevuta pagata all’idraulico: anche i sospiri presto diventeranno digitali.

Perché è stata introdotta la fatturazione eletteronica:

  • per incrementare la capacità dell’amministrazione finanziaria di prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, il cui gap è particolarmente elevato nel nostro paese;
  • per aumentare la semplificazione fiscale;
  • per ridurre il numero degli adempimenti fiscali, grazie ad una maggiore quantità di dati a disposizione dell’ amministrazione finanziaria.

Di cosa si tratta?

Si tratta di una vera e propria rivoluzione digitale che trasformerà l’intero processo di emissione, ricezione e conservazione dei documenti contabili. Gli scaffali dei commercialisti si svuoteranno dei vecchi faldoni e il piccolo artigiano non dovrà più perdere ore a ricercare la fattura che: “Ahimè, ma come è possibile, ce l’avevo 10 minuti fa sulla scrivania”.

L’intero processo di fatturazione verrà digitalizzato: vediamo come prepararci alla scadenza del 1° Gennaio.

Primo passo:  adeguare quello che è in uso  o acquistare un gestionale che sia in grado di adempiere agli obblighi previsti dalle nuove direttive.

È fondamentale sapere che è il formato in cui dovrà essere emesso il documento lo snodo attorno al quale ruota l’intera procedura:  il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Rimanendo in tema di abbandoni questo formato può essere generato solo da un software gestionale, quindi irriducibili amici delle soluzioni “fatte a mano” dite addio anche alle fatture realizzate con Word, con Acrobat o con la cara vecchia Olivetti Lettera  22.

Una buona notizia tra le molte fastidiose: se non avete gestionale, se quello che utilizzate attualmente non prevede l’adeguamento alle nuove normative e se non avete nessuna intenzione di investire per l’acquisto di un nuovo software, sappiate  che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente una procedura Web, una App, e un software da installare su PC, quindi basterà decidere quale delle tre soluzioni è più congeniale al vostro modo di gestire l’emissione e ricezione di fatture e sarete comunque in grado di essere al riparo dalle sanzioni previste per chi non si metterà in regola.

Secondo passo:  acquisire il codice destinatario.

Si tratta di un codice di 7 caratteri necessario per emettere e ricevere le fatture elettroniche. È unico e diverso per ogni partita iva, identifica il destinatario della fattura elettronica. Per ottenerlo è necessario seguire un determinato iter burocratico sul sito dell’Agenzia delle Entrate, oppure rivolgersi ad alcune aziende che operano sul web e che si sono accreditate ad eseguire la procedura di acquisizione del codice.

Il “codice destinatario” dovrà, quindi, essere registrato sul sito dell’ Agenzia delle Entrate ed indicato come indirizzo telematico di riferimento dove ricevere le fatture elettroniche

Acquisire il codice univoco non è in realtà obbligatorio perché in alternativa è possibile ricevere le fatture utilizzando l’indirizzo PEC ma è sconsigliato se vogliamo evitare di gestire manualmente l’inserimento della fattura ricevuta e evitare il lavoro di manutenzione e controllo della casella PEC oltre che all’obbligo di firmare digitalmente la fattura prima dell’invio.

Terzo passo: come fare per l’invio e la ricezione della fattura elettronica.

Per  l’invio: una volta compilati tutti i campi obbligatori previsti , la fattura generata in formato XLM è pronta per l’invio che come abbiamo visto può avvenire:

  1. attraverso la spedizione  SDI tramite posta elettronica certificata – PEC,  dopo averla firmata digitalmente se generata manualmente;
  2. utilizzando un  gestionale di fatturazione che le invierà per nome e per conto vostro utilizzando un apposito canale telematico via internet “accreditato” e messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
  3. utilizzando il servizio web gratuito “Fatture e Corrispettivi” disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate, con i suoi pregi ed i suoi limiti.

Il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate  (SDI) provvederà a controllare l’esattezza della compilazione, a recapitarla al destinatario e a notificarci l’avvenuto recapito.

Per la ricezione: per ricevere una fattura elettronica dovrete comunicare al fornitore la vostra destinazione elettronica e questa potrà essere, come abbiamo visto per l’invio, attraverso:

  • l’utilizzo dell’indirizzo  PEC;
  • l’utilizzo del  Codice Destinatario, associato ad un canale telematico su internet messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Nel primo caso riceverete le fatture sulla vostra casella PEC, dalla quale dovrete poi estrarre a mano le stesse fatture per la relativa registrazione e per l’inserimento nel gestionale.

Nel secondo, che è quello consigliato, il Sistema di Interscambio invierà le fatture direttamente al gestionale evitando così l’estrapolazione manuale dei dati.

Quarto passo: la conservazione

L’agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un apposito servizio, del tutto gratuito, per consentire la conservazione delle fatture elettroniche in base alle disposizioni di legge. Per accedervi è necessario sottoscrivere un accordo di servizio di durata triennale che, se non dovesse essere disdetto, si rinnoverà automaticamente per ulteriori tre anni. L’ Amministrazione finanziaria si impegna a conservare le fatture elettroniche per un periodo di 15 anni a partire dal momento in cui il contribuente o il suo delegato, abbia ricevuto la ricevuta di avvio del servizio elaborata dal sistema. 

Visto che l’argomento è del tipo ansiogeno e gli adempienti tanti e fastidiosi vorrei chiudere questa panoramica sulla fatturazione elettronica parlando di sanzioni ma lasciandovi con una buona notizia: nessuna sanzione fino a luglio 2019, quello che succederà dopo il 1° Luglio 2019 non ve lo dico perché ho appena detto che volevo lasciarvi con una buona notizia!

Simona ChitiLa fatturazione elettronica in 4 (semplici) passi

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