ASANA. Molto più di uno strumento di project management

Di project management se ne sente parlare spesso. Pareri molto differenti e discordanti.
Io credo che la bussola di tutto sia il buonsenso, questo sconosciuto. Senza andare a scomodare troppi termini anglofoni che sembrano donare un’area di superiorità alle cose, diciamo semplicemente cosa è utile nelle agenzie di marketing e in generale nelle aziende, che hanno a che fare con i progetti.

Bisogna essere organizzati e sapere come organizzare le cose.

Semplice?
Niente affatto. Soprattutto se oltre al saperlo fare, lo si vuole fare comprendendo le persone del team, le loro potenzialità e le aree di crescita. 
Quindi fate un bel respiro innanzitutto se volete occuparvi di organizzare i progetti, fate anche un bel po’ di terapia (non sto scherzando) e applicate equilibrio. Poi scegliete lo strumento giusto.

Per me Asana è un ottimo strumento, utilizzato in due organizzazioni molto differenti tra loro e con progetti simili ma non uguali.
Intuitivo, gradevole all’aspetto e collegato a tanti altri strumenti di lavoro che usiamo.
Ma soprattutto è gratis fino a 15 membri che afferiscono a un singolo team.

Io l’ho sempre usato nella versione free ed è già molto completo così.

“Mostrami il tuo Asana e ti dirò chi sei”

Ecco le attività per cui uso questa web app (funziona anche come applicazione, appunto ed è fighissima): gestire il/i team, gestire task, programmare macro e micro attività, gestire l’esecuzione dei progetti, controllarne l’andamento e far sì che le varie azioni sui progetti o sul cliente, si intreccino in modo fluido.

Ogni lavoro, quindi, potrà essere gestito a seconda di come è strutturata l’azienda o sulla tipologia di lavoro stesso.

In generale la struttura di Asana prevede questi livelli:

  1. Organizzazione
  2. Team
  3. Progetti
  4. Task


Come si crea un progetto su Asana

In alto sulla sinistra c’è un pulsante arancione con il simbolo +:

Cliccandolo si possono creare singole task, una conversazione o un progetto, oppure puoi invitare qualcuno a scoprire quanto è bello Asana!

Al progetto è possibile collegare uno specifico team, fornire una descrizione e deciderne il layout.

Task: per non dimenticare nulla

L’unità di base da cui partire: dall’attività assegnata a qualcuno, a una semplice telefonata.
Per inserire le task all’interno di un progetto, clicca sempre sul pulsante arancione di cui parlavamo sopra e poi “Add Task”.

Ti comparirà questo:

Quindi potrai decidere a chi assegnare task in quale progetto, data, descrizione, eventuali allegati e followers (cioè chi deve essere notificato dei membri del team, su questa task).
Ognuno dei membri può assegnare task a chi vuole!
Trovo la cosa molto bella e volta alla responsabilizzazione e autonomia delle singole persone.

Accanto al pulsante dell’aggiunta delle task, puoi vedere anche il tasto Add Section.
Permettono di raggruppare le task, dividendole per fasi, ad esempio.

Subtask: sono le possibili suddivisioni delle task, ciascuna delle quali può essere assegnata a una differente persona del team.
Ricordiamo sempre la prima regola: il lavoro in team prevede di essere tutti collegati e non di avere ognuno il singolo orticello da curare. La forza di un progetto ben riuscito sono, prima di tutto, le persone che lo realizzano e quindi quanto e come lavorano bene insieme.

Come sta andando il progetto?

Uno dei rischi più grossi è quello di concentrarsi troppo sulla singola attività, perdendo di vista il progetto nel suo insieme, soprattutto se si seguono progetti per un anno (cosa molto facile nel nostro settore).

Asana permette di avere in Dashboard, fino a 3 progetti nella versione gratis.


Questa è la cosa che trovo più limitante nella versione non a pagamento.
Qui puoi definire dei “momenti chiave” del tuo progetto, verificarne l’andamento e segnalare cose macro del progetto stesso.

Quindi, ricapitolando. Asana è un ottimo alleato dei vostri progetti e del vostro team.
Ma è pur sempre uno strumento: se manca la materia grigia non fa miracoli.

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