Come organizzare lo spazio per lavorare da remoto

Quando si organizza il lavoro da remoto si pensa sempre a come gestire bene il proprio tempo, a come fare un piano efficiente e riuscire a stare al passo. Si pensa che la produttività passi esclusivamente da come si organizza la giornata.
Inconfutabile da un lato: la produttività passa dalla capacità di sfruttare al meglio il proprio tempo per raggiungere gli obiettivi prefissati. Incompleto dall’altro: perché la produttività passa anche dal comfort dello spazio in cui si lavora.
Produttività, spazio e benessere sono strettamente legati e troppo spesso l’organizzazione del luogo in cui si lavora viene tralasciato.

Specialmente quando si lavora da remoto, qualche accorgimento per organizzare il proprio spazio e lavorare più concentrati può essere utile.

Se lavori da casa

Non sempre è possibile dedicare un’intera stanza all’ufficio, ma anche se disponi di un solo angolo della casa, puoi adottare qualche pratico sistema organizzativo.

Libera il tavolo su cui lavori

Che sia il tavolo della cucina o del salotto non importa: nel momento in cui si lavora è meglio liberare il più possibile la superficie su cui poggiare computer, fogli e penne. Limitare gli oggetti nel campo visivo riduce la possibilità di distrarti e permette al tuo cervello di non disperdere energia e di focalizzare sul lavoro. Se lo spazio intorno è caotico e il tavolo è pieno di cianfrusaglie, ti basterà alzare lo sguardo per perdere la concentrazione e iniziare a pensare a tutt’altro

Scegli sempre lo stesso posto

Una volta trovato il posto ideale per lavorare (qualche tentativo per cercare la stanza o la posizione adatta all’inizio è inevitabile!) vale la pena mantenerlo! In questo modo abitui il cervello che quando sei seduto in quella postazione sei in modalità “lavoro” e quindi ogni altra attività è messa da parte.

Se lavori sul tavolo della cucina, un consiglio è quello di scegliere una postazione di lavoro che sia diversa da quella del pranzo o della cena. In questo modo ti abitui a “entrare in ufficio” quando sei seduto dal “lato lavoro” e a metterti in pausa quando sei seduto a mangiare. È un piccolo trucco che allena la mente a entrare e uscire dalla modalità lavoro per alternare momenti di concentrazione e quelli di pausa.

Scegli un luogo dove riporre e archiviare le cose di lavoro

È fondamentale chiudere la giornata lavorativa mettendo tutto a posto. Se è possibile, meglio individuare un luogo della casa dove riporre i tuoi strumenti di lavoro: un cassetto, una mensola, un ripiano di una libreria. Uno spazio circoscritto dove è sempre facile mettere e ritrovare le cose. In alternativa puoi pensare anche a una scatola dove riporre computer, fogli, quaderni, cavi e accessori. L’importante è “sparecchiare” l’area di lavoro in modo da definire anche con dei rituali quando chiudi la giornata lavorativa.

Se lavori in coworking o in spazi pubblici

L’ufficio in uno zaino

Se lavori in giro sei già abituato a ridurre al minimo il tuo ufficio portatile, ma capita che lo zaino o la borsa da lavoro diventino molto presto un deposito di carte e cartacce, gadget e robe inutili che diventano un ulteriore peso da trasportare. Selezionare accuratamente cosa portarti dietro, ti evita di caricarti e riduce la sensazione di confusione. Al pari di una scrivania piena di scartoffie, anche la borsa piena di cianfrusaglie, ti dà la sensazione di avere sempre un sacco di cose da fare e di non avere mai il tempo di farle. Scegliere cosa portarsi dietro e ripulire periodicamente la borsa ti aiuta a mantenere la lucidità e il controllo sulle attività senza farti depistare.

Proteggiti!

Rumori, luce inadeguata, vociare di persone. Spesso gli spazi condivisi nascondono insidie e minano la concentrazione. Come fare a lavorare e godere dei vantaggi di un coworking o di una caffetteria? Pianificare la giornata in base al flusso negli spazi può essere una soluzione! Individua quali sono gli orari di maggiore o minore tranquillità e programma le tue attività di conseguenza. Inserisci le attività dove ti è richiesta maggiore concentrazione nel momento in cui c’è meno folla oppure dotati di cuffie insonorizzanti che ti permettano di isolare i rumori. Puoi individuare anche un sottofondo musicale quando hai bisogno di focalizzare. L’importante è proteggere i tuoi momenti di concentrazione.

 

Spazio e tempo sono indissolubilmente legati: come usi il tuo tempo nelle giornate lavorative può essere anche influenzato dallo spazio in cui sei. Facci caso e prova a correggere il tiro se ti accorgi di poter migliore qualcosa. Anche la tua produttività ringrazia!

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