Il blog di Quindo

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Cinque strumenti per gestire il lavoro da remoto

Quindo è un’agenzia distribuita (o liquida, come preferisci) sin dalla sua nascita, ad aprile 2014, quindi siamo molto sensibili al tema dello smart working, alla “produttività liquida” e alle modalità di svolgimento del lavoro in remoto.
Questo approccio sta cominciando a diffondersi non solo nelle start up ma anche in aziende più strutturate (e non digitali).

Richard Branson, fondatore del Virgin Group, ha detto: “da qui a trent’anni, con l’avanzare del progresso tecnologico, la gente guarderà al passato e si domanderà perché gli uffici siano mai esistiti”.
Se non sei convinto che puoi lavorare (e bene) da remoto, ti invito a vedere il TED Talk (sottotitolato in italiano) di Jason Fried, fondatore di Basecamp e coautore del libro “Remote: Office Not Required”, dove spiega perché l’ufficio non è il luogo ideale dove lavorare.

Lavorare con dipendenti “satelliti” che devono gestire in autonomia il loro lavoro, può non essere semplice, né per i dipendenti che potrebbero sentirsi isolati né per i manager che potrebbero temere di non avere chiaro l’avanzamento dei progetti.
Per questo è importante che i professionisti siano supportati da strumenti idonei a colmare quelle lacune che il “non essere alla scrivania vicina” potrebbe vedere nascere.
Per ottenere la massima produttività dal lavoro a distanza vi suggeriamo cinque applicazioni che possono aiutare a organizzare nel modo più efficace la comunicazione, la gestione di documenti aziendali e l’intesa all’interno del team.

1. La condivisione dei documenti: Google Drive

Introdotto da Google nel 2012, il servizio permette di caricare gratuitamente fino a 15 GB file in ambiente cloud computing. Per chi ha poca dimestichezza con termini come web storage e cloud computing è possibile immaginare il servizio come una sorta di hard disk gestito da Google, raggiungibile mediante una connessione Internet, all’interno del quale posizionare i propri file così da poterli aprire successivamente su altri computer o dispositivi mobile.

L’accesso avviene mediante un account Google, dall’interfaccia Web all’indirizzo drive.google.com oppure attraverso le applicazioni disponibili per smartphone e tablet. I file salvati possono essere scaricati in qualsiasi momento o condivisi con altre persone attraverso le opzioni di sharing integrate. All’interno della suite sono disponibili strumenti per la modifica dei documenti e per la collaborazione in tempo reale.
Semplicità d’uso e sicurezza sono i vantaggi di questa applicazione fruibile anche da chi ha poca famigliarità con la tecnologia.

2. La comunicazione all’interno del team: Slack

Ideato nel 2013 e attualmente utilizzato da 3 milioni di utenti Slack, rappresenta una delle piattaforme di messaggistica in tempo reale più diffuse in ambienti di lavoro, un successo raggiunto anche grazie all’interfaccia user-friendly e all’integrazione con applicazioni già molto utilizzate come Skype, Google Drive e Twitter.
Slack può essere definito come un client di messaggistica istantanea ritagliato sulle necessità di gruppi di lavoro e aziende di ogni dimensione. Utilizzabile con diversi dispositivi (computer, smartphone e tablet) e diverse piattaforme (Windows, OS X, Linux, Android, iOS), Slack permette di creare canali comunicativi (Channels nel gergo della piattaforma) all’interno dei quali condividere idee e opinioni con gli altri membri del gruppo di lavoro.

All’interno di ogni canale, inoltre, gli utenti potranno caricare file di ogni genere, così da condividere report, immagini, grafici e quant’altro necessario all’avanzamento di un progetto di lavoro.
Grazie all’integrazione con diverse applicazioni è possibile aumentare le prestazioni del software e la produttività del team. All’interno della piattaforma possiamo utilizzare Google Drive, Asana , GitHub, Google Calendar ed altre applicazioni popolari.

Con l’account gratuito di Slack si può accedere a gran parte delle funzionalità della piattaforma, anche se si avranno alcune limitazioni.
Il piano Standard offre la possibilità di accedere a Slack utilizzando direttamente le proprie credenziali Google, eliminando la necessità di creare un nuovo profilo con nuove credenziali Slack, di cercare tra tutti i messaggi del proprio archivio, integrare tutti i servizi terzi che si vogliono e fornire accesso agli “ospiti”. Il piano Plus, infine, aggiunge funzionalità pensate appositamente per aziende di grandi dimensioni, con supporto 24 su 24 e certezza di ricevere risposta entro 4 ore dall’invio della richiesta.

3. La gestione dei progetti: Asana

Asana è un software utile al project management per la gestione dei task all’interno di un team e per tenere traccia di tutte le attività in corso, ideale per soddisfare le esigenze di team che condividono un lavoro ma non lo stesso spazio fisico. Quando si organizza un lavoro, o si desidera mettere appunto un progetto online è necessario organizzarsi attraverso un programma che permetta di condividere le strategie da attuare insieme al team, degli organigrammi facili da comprendere, e che siano in grado di delineare al meglio il progetto stesso e consentire una collaborazione che porti risultati.

Si parte dall’assegnazione di precisi task o compiti, sino alla possibilità di creare un preciso calendario editoriale, o creare e gestire delle video lezioni o dei video informativi per una maggiore condivisione e comprensione del progetto.
Gratuito fino a 15 utenti se abbiamo la necessità di utilizzare Asana con un maggior numero di collaboratori è necessario passare alla versione Premium, che ha un costo pari a 8.33 dollari per utente al mese: oltre alla possibilità di inserire un numero illimitato di collaboratori, questa versione è caratterizzata da un dashboard dotata di un maggior numero di elementi, dalla possibilità di esportare i dati dei progetti all’esterno di Asana e da quella di usufruire di un servizio clienti per ogni necessità.

4. Le videoconferenze con i clienti: Google Hangouts Meet

La videoconferenza tramite Google è uno dei metodi più rapidi per poter illustrare i report ai clienti o fare un meeting virtuale (anche con chi è meno tecnologico, attraverso un numero di telefono univoco per ogni conferenza).
Il servizio di chat di Google Hangouts mette a disposizione uno strumento dedicato proprio alle conference call chiamato Google Hangouts Meet, rilasciato nel marzo di quest’anno, attraverso cui è possibile effettuare meeting virtuali tramite browser, senza la necessità di installare alcun software aggiuntivo.
Completamente gratuito se utilizzato da partecipante, per poterlo utilizzare come organizzatore, è necessario avere attivo un abbonamento, anche basa, alla G Suite.

5. Mantenere la concentrazione: Clockwork Pomodoro

Basato sulla tecnica del pomodoro, nome che trae ispirazione dalla forma più comune usata dai timer utilizzati in cucina: quella del pomodoro appunto, Clockwork Pomodoro è un’applicazione gratuita per la gestione del tempo. Uno studio condotto da Francesco Cirillo negli anni ’80 ha scoperto che la sessione di tempo in cui si riesce ad avere la massima concentrazione sono 25 minuti, passati i quali, è necessario concedersi 5 minuti di pausa per permettere al nostro cervello di riportarsi all’abituale potenziale delle sue performance e non rischiare da rimanere attratti da piccole ma potenti distrazioni come una notifica sui social, un’occhiata alle mail in arrivo o una chiacchierata su Whatsapp.
Si possono impostare sessioni di tempo definiti “pomodoro”, durante i quali possono venire inibite notifiche o addirittura disattivata la connessione dati per evitare facili distrazioni e rimanere sempre concentrati sulla task da portare a termine.
Ogni volta che la sessione di tempo scade e il task portato a termine, avrete così completato “un pomodoro”: l’obiettivo è ovviamente quello di accumularne il più possibile nell’arco della giornata.

Se adattarsi al cambiamento è la più importante skill contemporanea per puntare al successo, concentrarsi sulle soluzioni e non sui problemi è la regola d’oro per centrare obiettivi e raggiungere risultati soddisfacenti nei tempi prestabiliti, allora a voi il compito di individuare le soluzioni, la rete vi darà gli strumenti!

Simona ChitiCinque strumenti per gestire il lavoro da remoto

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